差し込み印刷

概要

差し込み印刷とは、文書編集ソフトなどの印刷機能の一つで、文書の指定した箇所に外部のファイルから呼び出した内容を埋め込んで印刷すること。同じ見栄えで内容の一部が異なる文書を効率的に作成することができる。

例えば、ワープロソフトで案内状を作成するような場合に、「雛形」となる文面を作成し、相手の名前や住所などの部分に表計算ソフトなどで作成した住所録のデータを埋め込むように指示すると、同じ内容で相手先の部分だけが差し替わった文書を次々に印刷してくれる。

手作業で文書をコピーして相手先を一件一件挿入するのに比べ、大幅に手間を削減することができる。ソフトウェアによってはページ単位や文書単位の反復だけでなく1ページに何件もの内容を差し込むことができる機能もあり、宛名ラベルの作成などで威力を発揮する。

Microsoft Wordの文書にMicrosoft Excelで作成した表のデータを差し込む場合、Wordの編集画面で「差し込み文書」メニューを開き、「宛先の選択」から「既存のリストを使用」を選び、作成したExcelファイルを指定して、「差し込みフィールドの挿入」から表のどの列のデータをどの文書内のどこに配置したいのかを指定する。

(2024.1.19更新)