ECM 【Enterprise Content Management】エンタープライズコンテンツ管理

概要

ECM（Enterprise Content Management）とは、企業などで業務上取り扱う文書ファイルや各種のメディアデータなどを包括的・体系的に保管・管理する方式や、そのための情報システム。

従業員が業務においてコンピュータで取り扱う情報には、データベースのようにコンピュータによる自動処理を前提に構造化されているものと、帳票類やワープロ文書、電子メールなどのメッセージ、撮影した写真、録音した音声など、主に人間が閲覧するために記録・作成される構造化されていないもの（非構造化データ）がある。

従来、後者の非構造化データの保管や管理はパソコンのOSの機能などを用いて属人的、場当たり的に行われることが多かったが、データの散逸や喪失、重要な情報の外部漏洩などの問題が起きやすく、また、必要な情報を探し出す手間などが業務効率の低下を招いていた。

ECMではこれらの様々なデータを収集して一元的に保管し、所在や種類、作成者、更新日時、内容の索引付けなどを行って簡単に一覧、検索、取得などができるようにする。また、適切なアクセス管理を行い、権限のない者が機密情報の閲覧や改竄などを行えないようにする。

また、データベースや各種業務システムとの連携・統合や、装置間や拠点間のデータのバックアップやアーカイブ化、Webサーバと連携してWeb コンテンツ管理を行う機能などが提供される場合もある。紙の書類や帳票をスキャンしてデジタル化する機能や、決裁文書の起草や回覧、承認のシステム化など、文書管理システムやワークフローシステムの機能を内包する製品も多い。